Cómo elegir bien a mi Wedding Planner

En menos de 2 meses he recibido el testimonio de 3 novias que tuvieron una mala experiencia con sus Wedding Planners.

Eso además de ponerme triste, me ha preocupado bastante.
Cómo podemos evitar e identificar a proveedores (no solo Wedding Planners) que no están a la altura?
Muy especialmente con Wedding Planners que son quienes deben estar pendientes de toda la organización y  son a quienes les confiamos más que los detalles de un evento: Les confiamos nuestro sueño.
Organizar una boda es tan diferente de cualquier otro evento social, que poco a poco se vio la necesidad de especializarse en este tipo de organizaciones.
Por eso, se le encarga este trabajo a un Wedding Planner, no a cualquier organizador de eventos.
Pero, porque con toda esta relevancia nos topamos con ‘profesionales’ que parecen no tener el mínimo de empatía ni sentido de responsabilidad?
Es triste ver que hay personas que por no tomarse en serio su trabajo, compromenten un día tan importante.
Es por eso que aquí les dejo unos consejos para tener en cuenta al momento de contratar y conocer a quienes ayudarán a hacer realidad lo que está en nuestra cabeza. Creo que la mejor forma de evitar estas situaciones es estando segura de lo que se necesita y de lo que se busca.

1. Testimonio de novias

Foto: Esteban Nakano

Es lo primero que hice con casi todos los servicios que contraté.
Ahora con el Facebook, es muy fácil entrar en contacto con amigas y conocidas que de alguna forma conocen o han trabajado con el profesional que podríamos contratar.

El testimonio de la novia es escencial porque ella sabe lo que quería y cómo lo quería. Claro, dejando de lado eventualidades de las que ninguno escapa, es muy bueno escucharlas para entender porque los contrataron y su desenvolvimiento durante el día.

 

 2. Tener en cuenta si han organizado la boda o si solo estuvieron presente en la recta final

Esto es MUY importante.

Es válido y muy común que se contraten a Wedding Planners solo para los últimos días. Y para que ese trabajo sea bien desenvuelto, lo que se espera es que por lo menos un par de semanas antes ya esté en contacto con los proveedores, confirmando pendientes y cuidando de que todo esté listo para el día de la boda.

Es decir, se le da la posta final para que como profesional, se encargue de que todo ocurra bien y para que esté presente durante todo ese día.

Teniendo esto en cuenta, no es lo mismo decir que se ha organizado la boda a que se ha estado solamente para el final. Ambos son trabajos esenciales, pero muy diferentes.

 

3. Tiempo y forma de respuesta

Fuente: Pinterest 


Como novia, una de las cosas que más me podía desesperar era que se demoren en responder mails, mensajes, llamadas.

Aunque parezca contradictorio, no exijía una respuesta inmediata, sino por lo menos una respuesta con un plazo promedio de respuesta. Un: “Pía, he leído tu email. Hoy en la noche o mañana durante el día te respondo, te parece?”

Y esto va de la mano de una buena forma de responder. Para mi esto también es muy importante. En todo momento se debe reflejar el profesionalismo.

 

4. Preguntarls sobre su plan de trabajo

Fuente: Pinterest

Imagínense que llegan al 1er día de clases en la universidad y el profesor simplemente comienza a dictar el curso sin antes haberles hablado del contenido, planteado objetivos y metas, metodología y sin decirles el material que utilizarán.

Imposible estudiar así!

Lo mismo pienso que debemos tomar en cuenta cuando conozcamos a posibles Wedding Planners. Me parece muy válido preguntar cuál es el plan de trabajo que se llevará, cómo será la comunicación, cuales son los objetivos inmediatos, a mediano y largo plazo para la organización y las estratégias para conseguirlos.

Es decir, planear la organización.

5. Herramientas para organizarse

Fuente: Pinterest

Este punto va de la mano con el anterior.

Por ejemplo, tener de antemano una planilla bien elaborada y que pueda ser adaptada facilita muchísimo el trabajo. Uno puede ir visualizando si lo que tenía pensado era factible o no.

6. Preguntar si tienen otro evento o boda el mismo día

Fuente: Pinterest (Película “Bride Wars”)


No es que esto sea impensable, sino que hay empresas que sí tienen la capacidad de cuidar de 2 bodas al mismo tiempo y otras no. Y es eso lo que debemos preguntar.

 

 7. Preguntar si van a viajar días antes de la boda

Fuente: Pinterest

Esto también tiene que ver con el punto anterior.

Hay empresas tienen esta capacidad. Es decir, tienen profesionales tan calificados como ellos mismos que podrían hacerse cargo de la organización de la boda por algunos días.

Los días anteriores a la boda suelen ser recargados de nerviosismos y es comprensible querer entrar en contacto o saber que nuestra Wedding Planner está cerca.

 

8. Empatía

Fuente: Pinterest (Película “The Wedding Planner”)


Sin esto, todo lo de arriba no vale de mucho.

Como les decía al principio, un Wedding Planner no es cualquier organizador de eventos. Creo que un profesional que se desenvuelve como Wedding Planner debe tener una sensibilidad especial, una paciencia diferente, una organización individual con su cliente es decir; empatía con con el asunto que se está trabajando y también con la persona que los ha contratado.

Entender de verdad que se está organizando una boda, uno de los días más especiales de la vida. Entender esto de verdad, de corazón.
Una boda no es organizada sin muchos, muchísimos, sentimientos de por medio. A veces algún detalle que “no va” tiene que ser incluído porque es muy valioso para la novia. O se debe incluir un momento especial para una sorpresa, o no se quiere seguir una parte del protocolo porque los novios realmente no se sienten cómodos.
Un profesional que se desenvuelve como Wedding Planner debe tener la capacidad casi espontánea de detenerse, detectar estos puntos, y sobre todo ponerse en el lugar de los novios para saber el porque debe ser de esa forma y hacer que eso también quede y quede precioso.Creo que esto es lo más complicado de evaluar al momento de conocer nuestra futura o futuro Wedding Planner ya que es algo que vamos descubriendo durante el camino.

Creo que estas preguntas son muy fáciles de hacer y deberían ser también muy fáciles de contestar.

Sé lo importante y el cariño extraordinario que le ponemos a la organización de nuestra boda, y no es nada justo ni bonito que por culpa de algún profesional que aún le falta un poco de camino (prefiero pensarlo así), pueda interferir con nuestra alegría.
Pienso que sí vale la pena invertir en una Wedding Planner cuando cumplen con todo lo que les he descrito. Puede parecer un gasto sin sentido cuando no se entiende bien el trabajo que hacen, pero realmente es dinero muy bien colocado.
Por favor, no tengan verguenza ni crean que están cayendo mal al preguntar cosas objetivas sobre el trabajo que realizan y cómo lo realizan. Creo que estamos en nuestro derecho, siempre y cuando sea hecho de forma educada y con respeto.
Un beso!
Y disculpen el post tan largo, en verdad me dio mucha pena haber sabido de estas malas experiencias en tan poco tiempo.
NOTA: No pretendo que Velo de Vainilla sea un espacio de quejas por malos servicios. Este post fue escrito con ánimo de orientar a las futuras novias al contratar a sus proveedores, sobre todo Wedding Planners. Por eso, no se van aceptar comentarios con nombres de empresas o profesionales que dieron un mal servicio.
María Pía

8 respuestas a “Cómo elegir bien a mi Wedding Planner”

  1. Y sí que lo entiendo, Yshette! Bueno fuera que el mundo nos diera una pausa, aunque sea chiquita, por ser novias.

    Por eso, creo que lo mejor es estar informada. Con información de antemano, una está segura de lo que quiere y de lo que necesita.

    Un abrazo!

    María Pía

  2. Te conté lo que me pasó Pia, en realidad dejé el tema ahí porque no quiero amargarme más la vida, pero creo que lo peor que hice fue contratar a esa mala wedding planner. Por todo lo demás estoy feliz por cómo pasé ese día. Un beso y que sigan los éxitos en tu blog!

    • Mercedes, un favor me podrías enviar a mi correo el nombre, no vaya ser que sea la que estoy por contratar. Exactamente qué ocurrió?, quisiera saber para ver como prevenirlo.
      Gracias

      • Hola Cinthia,

        Tranquila que si es que has puesto en práctica los consejos que les compartí en este post, seguro que estará todo bien 🙂

        Un abrazo,

        María Pía

  3. Este tema me cae preciso, estoy por concretar una cita con una WP que me agrada y además está dentro de m presupuesto, yo sólo quiero el servicio del weddin day, y me sentía un poco mal porque mas que nada quiero conocerl, no creo q concrete nada con ella ese día, creo q es bueno conocer a algunas más y leyendo tu post lo reitero aunque me de penita citarlas sin concretar el tema.

  4. Mirita,

    Que bueno que cayó justo este post. Creo que es algo muy importante y que debemos darle la atención que merece.

    Está excelente lo que estás haciendo. Hay muchas novias que se limitan a mandar emails para comparar paquetes y precios.
    Creo que es esencial conocer cara a cara y conversar con todos los profesionales para nuestra boda. Y el Wedding Planner es alguie clave.

    No te sientas mal, ellas saben cómo funciona este proceso. Estás en todo tu derecho en querer tener la información que creas necesaria antes de contratar 🙂

    Un abrazo!

    María Pía

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